Privacyverklaring
Versie 2026-07-01. Deze tekst geldt totdat er een nieuwe versie verschijnt; bij een inhoudelijke wijziging vragen wij opnieuw om akkoord.
Wie verwerkt je gegevens
Ferax Vastgoed, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via dit huurdersportaal worden verwerkt.
Vragen over je gegevens? Mail naar info@feraxvastgoed.nl. Wij reageren binnen één maand, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft.
Welke gegevens en waarom
Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig is om de huurovereenkomst uit te voeren en het pand te beheren.
| Gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|
| Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum | Het opstellen en uitvoeren van de huurovereenkomst en contact over je woning | Uitvoering van de overeenkomst |
| IBAN en betaalgegevens | Het innen van huur en servicekosten en het bijhouden van de betaalstatus | Uitvoering van de overeenkomst |
| Huurgeschiedenis, facturen en betalingsachterstanden | Financiële administratie en het onderbouwen van een vordering | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting |
| Service- en reparatiemeldingen, inclusief foto's | Het verhelpen van gebreken en het aansturen van servicepartijen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Inspectierapporten en meterstanden | Het vastleggen van de staat van de woning bij aanvang en einde van de huur | Uitvoering van de overeenkomst |
| Studie en onderwijsinstelling | Het aantonen dat je aan de voorwaarden voor studentenhuisvesting voldoet | Uitvoering van de overeenkomst |
| Gegevens van je noodcontact | Contact opnemen bij een calamiteit in de woning | Gerechtvaardigd belang (veiligheid van bewoners) |
| Inloggegevens en tijdstip van laatste activiteit | Toegang tot het portaal en beveiliging van je account | Uitvoering van de overeenkomst |
Met wie delen wij gegevens
Wij verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame. Wij delen uitsluitend wat nodig is:
- Servicepartijen (installateurs, loodgieters) krijgen bij een melding je naam, telefoonnummer, adres en de omschrijving met foto's — precies genoeg om een afspraak te maken en het gebrek te verhelpen. Zij hebben géén inzage in je contract of betalingen.
- Onze hostingpartij en mailserver, die de gegevens namens ons opslaan en versturen. Met hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.
- De belastingdienst, een deurwaarder of een rechter, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of een vordering moeten innen.
- Beleggers in de portefeuille zien uitsluitend geanonimiseerde cijfers: bezetting, huurinkomsten en rendement. Zij zien geen namen of contactgegevens.
Hoe lang bewaren wij je gegevens
Voor de financiële administratie geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Die telt vanaf het einde van je huurcontract.
Daarna verwijderen wij je persoonsgegevens automatisch uit het systeem. Facturen en contracten blijven zonder je persoonsgegevens bestaan, zodat de boekhouding sluitend blijft maar niet meer naar jou te herleiden is.
Een kopie van je identiteitsbewijs en je getekende huurovereenkomst verwijderen wij eerder, zodra ze niet meer nodig zijn.
Je rechten
Je kunt in het portaal onder Mijn gegevens direct een volledig overzicht van je gegevens downloaden, en daar ook een verwijderverzoek indienen.
- Inzage: opvragen welke gegevens wij van je hebben.
- Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren. Je contactgegevens en IBAN pas je zelf aan in het portaal.
- Verwijdering: je gegevens laten wissen. Zolang de bewaarplicht loopt of er nog een vordering openstaat, kunnen wij hier niet volledig aan voldoen; we leggen dan uit waarom.
- Dataportabiliteit: je gegevens meenemen in een machineleesbaar bestand.
- Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
Cookies
Dit portaal gebruikt uitsluitend functionele cookies: één cookie om je ingelogd te houden. Er zitten geen tracking- of advertentiecookies in en er wordt geen bezoekersstatistiek bijgehouden.
Voor functionele cookies is geen toestemming vereist, daarom zie je geen cookiemelding.
Beveiliging
Alle gegevens gaan versleuteld over de lijn. Toegang is per rol beperkt en wordt afgedwongen in de database zelf, niet alleen in het scherm — een huurder kan technisch geen gegevens van een andere huurder opvragen.
Documenten en meldingsfoto's staan in afgeschermde opslag en zijn alleen bereikbaar via tijdelijke links.
Wijzigingen aan contracten, betalingen en rechten worden vastgelegd in een logboek dat niet aanpasbaar is.
Klacht indienen
Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact op via info@feraxvastgoed.nl. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.